Nel lavoro il tempo è denaro e quando si fa parte di un’azienda in cui collabora un team di persone, gestire al meglio il proprio tempo significa regolare anche quello degli altri. Come in tutte le cose che richiedono applicazione e impegno, tra il dire e il fare c’è di mezzo il mare, e nel caso della gestione del tempo il discorso è ancora più complicato, perché entra in gioco un paradosso di cui tutti abbiamo fatto esperienza: più tempo si ha a disposizione e più si lavora a rilento, senza ottenere i risultati sperati. Quando invece il tempo stringe e le scadenze si fanno sentire, si riesce a portare a termine compiti anche complicati in tempi record.
Questo paradosso, per quanto possa generare in ognuno di noi una punta di fastidio, è invece la nostra più grande forza perché ci aiuta a restare desti e a capire che le nostre potenzialità vanno molto al di là di quello che immaginiamo e possono venire fuori con il giusto allenamento.
Tecniche per la gestione del tempo aziendale
La gestione del tempo è una questione tecnica che spesso viene messa a dura prova dalle nostre cattive abitudini. La prima cosa da fare quando si deve portare a termine un lavoro consiste nel focalizzare completamente la propria attenzione sul compito da svolgere, senza lasciarsi distrarre da futili occupazioni. Intrapresa questa strada ci sono delle strategia da seguire che possono migliorare la qualità del tempo, ottimizzando i risultati lavorativi.
1) Migliorare la comunicazione all’interno del team aziendale: la comunicazione efficace ha molto in comune con la gestione del tempo perché le incomprensioni e i passaggi di informazione incompleti sono tra le principali cause di dispersione del tempo. Quando si fa parte di un team è fondamentale che le informazioni che si intende trasferire ad un altro siano chiare e vengano comprese esattamente nel modo in cui si vuole. Perciò può essere utile ripetere più volte lo stesso concetto e accertarsi che sia stato compreso perfettamente, senza il timore di essere considerati ridondanti o noiosi.
2) Creare un piano di lavoro giornaliero o settimanale: la pianificazione del tempo aiuta ad avere una panoramica chiara della giornata lavorativa che si prospetta davanti, e la capacità di elaborare un buon planning è una competenza che fa la differenza tra chi ha successo e chi non ce l’ha.Un celebre autore motivazionale di nome Steven Covey nel suo ” I 7 pilastri del successo” esprime più volte il concetto di “Cominciare pensando dalla fine” per sottolineare l’importanza di una pianificazione dettagliata prima di avviare ogni singolo progetto. Giocare d’anticipo e farsi trovare preparati, infatti, significa lavorare meglio e avere costantemente la percezione degli obiettivi raggiunti e della distanza dai programmi stabiliti.
3) Stabilire un tempo massimo per ogni compito: non tutte le attività richiedono la stessa applicazione e fissare un tempo massimo per ognuna di esse aiuta ad impedire che alcune si trascinino oltre misura togliendo tempo prezioso alle altre. E’ importante fare a priori una stima corretta del tempo reale che serve per ogni compito, tenendo presente i risultati che si vogliono ottenere. In questo caso la tecnica delle timeboxes è ampiamente utilizzata nel management poiché parte dal presupposto che, fissata una scadenza rigida, l’obiettivo viene considerato raggiunto solo se si rispetta tale scadenza. Un ottimo modo per combattere le affascinanti attrattive della procrastinazione!
4) Concentrarsi su un compito specifico: quantità non è mai sinonimo di qualità e cercare di fare più cose contemporaneamente non porta quasi mai ad un buon risultato. Anzi la fretta si può facilmente tradurre in errore, e rimediare agli sbagli porta via più tempo di quanto ci sarebbe voluto per un lavoro fatto con calma.
5) Stabilire priorità: è importante privilegiare le cose veramente importanti per far in modo che queste non vengano soffocate da ciò che potrebbe aspettare. Il lavoro è sempre finalizzato al raggiungimento di un risultato e ciò che porta ad un profitto maggiore deve essere sempre messo in primo piano, organizzando il restante lavoro seguendo lo stesso principio.
6) Iniziare dalle attività difficili: gestire se stessi significa esercitare la propria auto-disciplina al fine di raggiungere risultati sempre più produttivi. Iniziare il lavoro dalle attività più difficili, quelle che si rimandano di continuo per non affrontarle, aiuta a lavorare più serenamente e ad essere più veloci.
7) Gestire le attività in outsourcing: se si è all’interno di un team e i tempi di lavoro stringono, si può delegare un’attività di routine ad un altro che può svolgerla facilmente, ricordandosi di essere estremamente chiari e concisi nel momento in cui avviene la consegna del lavoro e il passaggio delle informazioni. Questo permetterà a chi ha una competenza specifica di concentrare tutte le sue energie solo su un compito importante senza perdersi in tanti piccoli lavori di routine.
Ad ogni modo le nostre giornate saranno sempre e solo di 24 ore, perciò l’unica cosa su cui possiamo lavorare è noi stessi, partendo dal presupposto che abbiamo un enorme potenziale pronto per essere valorizzato.
